Logiciel de Paie

L’établissement de bulletins de salaire ou les déclarations sociales sont autant de tâches minutieuses à réaliser par le service RH d’une entreprise. Complexes et délicates, elles ne doivent comporter aucune erreur et prennent beaucoup de temps chaque mois. Aujourd’hui, il existe heureusement sur le marché des logiciels de paye dont le but premier est de simplifier toutes ces démarches.

A quoi servent les logiciels de Paye ?

Un logiciel de Paye est un logiciel de gestion permettant de simplifier l’ensemble des tâches relatives à la rémunération des salariés / collaborateurs. Il peut créer de façon automatique les bulletins de salaire de chaque employé, en prenant en compte toutes les variables requises (nombre de jours travaillés, prime,…). Ce logiciel industriel facilite également les démarches comme la déclaration sociale nominative (DSN). Le plus souvent, il permet de gérer les congés / absences et de tenir à jour le solde de congés restant. En tant que logiciel de gestion, il offre aux utilisateurs du service RH tous les outils pour calculer de façon rapide les diverses cotisations, délivrer des certificats de travail, ou encore s’adapter au statut / métier de chaque salarié tout en respectant la législation en vigueur.

Différentes gestions de paye

Gestion en interne : Le traitement de la paye peut être réalisé via un logiciel spécifique et s’effectuer en interne. La ou les personnes responsables de l’établissement des fiches de paye, des déclarations sociales et autres tâches associées doivent donc avoir été formées en amont. Elles se doivent également de suivre avec attention les nouvelles législations en vigueur pour adapter leurs modèles et s’assurer que les documents réalisés soient toujours conformes à la loi. Ce travail est relativement long et fait perdre un temps considérable, sans compter le risque élevé d’erreur. Dans une gestion en interne, les logiciels sont installés sur les pc ou serveurs de l’entreprise, sans passage par un prestataire. De même, la sauvegarde de l’ensemble des données est réalisée par la société (à ses risques et périls).

Gestion en externe : Pour suivre les évolutions légales sans effort et produire des documents sans risquer la non-conformité, de nouveaux logiciels de paye ont fait leur apparition il y a déjà quelques années. En externalisant la paye, l’utilisateur du logiciel n’a qu’à entrer les données requises. Le logiciel industriel s’occupe ensuite de l’édition automatique des fiches de paye et autres documents. Ce service s’appuie sur un ensemble d’experts qui mettent à jour les modèles suivant la réglementation, et ce, dans tous les secteurs d’activité et dans tous les départements (y compris DOM-TOM).
Ce mode de fonctionnement permet de limiter les erreurs, mais également de libérer du temps pour effectuer des tâches à plus haute valeur ajoutée. Quant aux données, elles sont précieusement sauvegardées en externe, d’où une minimisation des pertes d’informations susceptibles de survenir suite à un problème technique.
A noter qu’il existe également la paye en ligne qui consiste à n’externaliser qu’une partie du traitement de la paye en saisissant les données sur une plateforme web sécurisée.

Principaux avantages

• Plus besoin de passer par un comptable ou expert de la paye
• Gain de temps donc d’argent
• Limite les erreurs
• Moins de retard
• Données sécurisées et sauvegardées

Applications types

• Edition de bulletins de paye tous les mois à la même date
• Gestion du compte personnel de formation et du compte de pénibilité des employés
• Création rapide de documents de types contrats, avenants,… grâce à des modèles pré-établis régulièrement mis à jour pour être conformes aux exigences légales